Návod k AML spisu

Kdy je potřeba AML spis využít?

Advokáti, jakožto osoby povinné osoby dle § 2 zákona č. 253/2008 Sb., zákon o některých opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“), jsou povinni provádět identifikaci a kontrolu klienta v několika případech (tzv. sledované činnosti):

- při úschově peněz, cenných papírů nebo jiného majetku svého klienta

- jestliže klientem požadované služby mají spočívat nebo spočívají v jednání za klienta nebo pro něj při:

  1. obstarávání koupě nebo prodeje nemovitosti nebo obchodního závodu anebo jeho části
  2. jednání jménem klienta nebo na jeho účet v souvislosti se zřízením účtu u úvěrové instituce nebo zahraniční úvěrové instituce anebo účtu cenných papírů a správou takového účtu
  3. zakládání, řízení nebo provozování obchodní společnosti, podnikatelského seskupení nebo jiného obdobného útvaru, a to bez ohledu na to, zda se jedná o právnickou osobu či nikoliv, jakož i získávání a shromažďovaní peněžních prostředků nebo jiných penězi ocenitelných hodnot za účelem založení, řízení nebo ovládání takového subjektu
  4. inkasu, platbách, převodech, vkladech nebo výběrech prováděných při bezhotovostním i hotovostním platebním styku, anebo jakémkoli jiném jednání, které směřuje k pohybu peněz nebo jej přímo vyvolá

 

Reálnými případy, kdy jsou advokáti povinnými osobami dle AML zákona tak zahrnují např. úschovu finančních prostředků, sepis kupních smluv, správu základního jmění pro účely založení společnosti, účast na akvizici nebo prodeji akcií, včetně přeměn obchodních společností, poradenství a zakládání společností, trustů nebo jiných struktur pro klienta.

Advokáti mají s ohledem na povinnost mlčenlivosti zákonem stanovenou výjimku, která upravuje případy, kdy advokáti nejsou povinni vykonávat povinnosti stanovené AML zákonem. Advokáti jsou povinni vést informací získané v rámci AML separátně od advokátního spisu.

Základní pojmy:

Pro lepší uchopení toho, kdy a jak mají povinné osoby uplatňovat AML zákon, jsou definovány tyto pojmy:

Obchod = každé jednání povinné osoby jednající v tomto postavení s jinou osobou, pokud takové jednání směřuje k nakládání s majetkem této jiné osoby jednající v tomto postavení nebo k poskytnutí služby této jiné osobě (tj. v zásadě transakce).

Obchodní vztah = smluvní vztah mezi povinnou osobou jednající v tomto postavení a jinou osobou, jehož účelem je nakládání s majetkem této jiné osoby nebo poskytování služeb této jiné osobě, jestliže je při vzniku smluvního vztahu s přihlédnutím ke všem okolnostem zřejmé, že bude trvající nebo bude obsahovat opakující se plnění (tj. v zásadě smluvní vztah).

Podezřelý obchod = obchod uskutečněný za okolností vyvolávajících podezření ze snahy o legalizaci výnosů z trestné činnosti nebo podezření, že v obchodu užité prostředky jsou určeny k financování terorismu, nebo že obchod jinak souvisí nebo je spojen s financováním terorismu, anebo jiná skutečnost, která by mohla takovému podezření nasvědčovat, přičemž demonstrativní výčet a další informace naleznete v § 6 AML zákona.

Politicky exponovaná osoba = fyzická osoba, která je nebo byla ve významné veřejné funkci s celostátním nebo regionálním významem, tj.:

- hlava státu, vlády, člen vlády, parlamentu, člen bankovní rady, vrcholný představitel justice, diplomat, člen řídícího orgánu politické strany,

- vedoucí představitel politické územní samosprávy, vysoký důstojník ozbrojených sborů, nebo zástupce člena, je-li jím právnická osoba, statutárního orgánu obchodní korporace ovládané státem, velvyslanec nebo vedoucí diplomatické mise, anebo fyzická osoba, která obdobnou funkci vykonává nebo vykonávala v jiném státě, v orgánu Evropské unie anebo v mezinárodní organizaci,

- anebo fyzická osoba, která obdobnou funkci vykonávala v zahraniční organizaci,

- či osoba blízká těmto osobám anebo skutečný majitel právnické osoby, popřípadě svěřenského fondu, o které je povinné osobě známo, že byly vytvořeny ve prospěch shora uvedených (srov. § 4 AML zákona).

Identifikace klienta (str. 1 a 2 AML spisu)

Jsou-li splněny zákonné podmínky a advokát je povinnou osobou dle AML zákona, je povinen provádět tzv. identifikaci klienta (§ 7 AML zákona). Tuto provede nejpozději tehdy, je-li zřejmé, že hodnota obchodu překročí částku 1 000 EUR (cca 22 000 Kč).  Bez ohledu na tento limit je povinnost provést identifikaci vždy, pokud jde o:

  1. podezřelý obchod
  2. vznik obchodního vztahu
  3. nákup nebo přijetí kulturních památek, předmětů kulturní hodnoty, použitého zboží nebo zboží bez dokladu o jeho nabytí ke zprostředkování jejich prodeje anebo přijímání věcí do zástavy, nebo
  4. výplatu zůstatku zrušeného vkladu z vkladní knížky na doručitele.

 

Pro identifikaci Vám slouží první a druhá strana AML spisu. Nejprve je vhodné v kolonce „Věc“ uvést, o jaký typ obchodu či obchodního vztahu se jedná.

V případě fyzické osoby je potřeba vyplnit horní část tabulky označenou „FO“.  Zároveň s klientem vyplnit kolonku další kontaktní údaje, kde je vhodné uvést např. telefon či e-mail klienta. V případě fyzické podnikající osoby je potřeba vyplnit část tabulky označenou „FOP“ a rovněž kolonku další kontaktní údaje.

Jedná-li se o právnickou osobu, je na místě vyplnit část tabulky označenou „PO“.  Současně s tím je zapotřebí vyplnit rovněž další tabulku určenou pro osoby jednající za právnickou osobu, kterou naleznete v dolní části první strany AML spisu. Stejně tak ale tuto tabulku můžete využít pro zástupce fyzických osob (např. zastupování na základě plné moci, zákonný zástupce), vždy je pouze potřeba v kolonce vztah ke klientovi uvést konkrétní vztah.

Na spodní části 1. strany rovněž naleznete kolonku pro další informace zjištěné v rámci identifikace klienta, tj. případné poznámky. Do této kolonky můžete např. uvést konkrétní nemovitosti, které se obchodní transakce týká či jiné informace týkající se typu obchodu či obchodního vztahu. Zároveň je zde pole sloužící pro archivaci spisů tak, abyste mohli splnit svoje zákonné povinnosti.

Na druhé straně AML spisu naleznete další kolonky potřebné k řádné identifikaci klienta. Prvně je na místě zjistit, zdali je klient politicky exponovanou osobou (viz výše). Stejně tak je potřeba zjistit, zdali vůči klientovi nejsou uplatňovány mezinárodní sankce. Tyto informace je dobré ověřit a lze doporučit nespoléhat se pouze na informace poskytnuté od klienta.

Vaší povinností je rovněž informovat klienta o zpracování osobních údajů požadované podle právních předpisů upravujících ochranu a zpracování osobních údajů, včetně obecného upozornění na povinnost zpracovávat osobní údaje pro účely předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Pro připomenutí a potvrzení slouží třetí kolonka na druhé straně AML spisu.

Zjistíte-li další informace týkající se klienta, můžete využít kolonku další zjištěné skutečnosti. Tuto kolonku lze rovněž využít k vypsání údajů týkajících se politicky exponovaných osob či zjištěných mezinárodních sankcí.

Jakmile shora uvedené učiníte, je Vaší povinností informace poskytnuté klientem do jisté míry ověřit a zanést do spisu důkaz o tom, že jste tak učinili. K tomuto se nabízí:

- kopie dokladu totožnosti,

- vytištěné ověření platnosti dokladu (ověřit lze např. zde),

- vytištěný výpis z obchodního rejstříku,

- vytištěný výpis z evidence skutečných majitelů,

- kopie plné moci,

- vytištěné vyhledání např. na Google, že klient není politicky exponovanou osobou,

- vytištěné potvrzení o tom, že jste ověřili, zdali vůči klientovi nejsou vedeny sankce (např. zde či zde),

- ale i jiné další dokumenty, neboť ke každému klientovi je potřeba přistupovat individuálně.

Na straně 2 AML spisu si zapíšete konkrétní dokumenty využité k identifikaci a necháte podepsat klienta. Toto je dobré učinit tak, aby v případě kontroly ze strany kontrolního orgánu bylo prokázáno, že jste splnil Vaše povinnosti.

Kontrola klienta:

Mimo identifikaci klienta má advokát v určitých případech rovněž povinnost provést kontrolu klienta. Kontrolu advokát provádí vždy:

- před uskutečněním obchodu mimo obchodní vztah

- s hodnotou obchodního vztahu 15 000 EUR

- s politicky exponovanou osobou

- s osobou z tzv. vysoce rizikové země (viz nařízení č. 2016/1675)

- s osobou identifikovanou na dálku elektronicky podle § 11 odst. 7 AML zákona

 - při převodu peněžních prostředků s hodnotou 1 000 EUR a vyšší

- před navázáním obchodního vztahu

- jde-li o podezřelý obchod

Kontrola zahrnuje získání a vyhodnocení informací o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu, a informací o povaze podnikání klienta, zjištění skutečného majitele, s tím, že dochází k důkladné kontrole pravdivosti údajů, průběžné sledování obchodních vztahů včetně přezkoumávání obchodu prováděných v rámci obchodního vztahu, přezkoumávání zdrojů finančních prostředků aj. V zásadě smyslem zákona je zabránit financování terorismu a legalizaci výnosů z trestné činnosti, tedy kontrola spočívá v kontrole skutečností, které by tomuto mohly zabránit.

Pro kontrolu klienta slouží str. 2 a 3 AML spisu. Na straně 3, kterou klient vidí, naleznete informace, které Vám má klient sdělit. Jedná se konkrétně o účel a zamýšlenou povahu obchodu či obchodního vztahu. Do této kolonky je zapotřebí uvést a specifikovat, čeho se daná transakce týká – např. kupní smlouva a úschovní smlouva k pozemku parc. č. X na LV č. X v k. ú. XX.

Kolonka zdroj peněžních prostředků slouží pro uvedení zdroje finančních prostředků (dědictví, podnikání, dar, zaměstnání, úvěr aj.). V další kolonce lze zapsat předmět činnosti a průměrný měsíčný příjem. Tyto informace slouží k tomu, aby si povinná osoba udělala obrázek o osobě klienta a o jeho běžných transakcích tak, aby zhodnotila případná rizika a vyhodnotila, zda-li se nejedná o podezřelý obchod.

V kolonce jiné skutečnosti lze uvést veškeré jiné skutečnosti. Pro ochranu povinných osob na formuláři opět naleznete čestné prohlášení určené pro klienta, kterým stvrzuje správnost jim uvedených údajů. Taktéž zde naleznete seznam dokumentace, kterou jste využili pro kontrolu klienta. Tuto dokumentaci lze pohodlně založit dovnitř spisu. Tímto ukončíte práci spisu s klientem a přesunete se na str. 4 spisu, která slouží ke kontrole klienta, nicméně již pro něj není viditelná.

Na str. 4 AML spisu naleznete další kolonky potřebné k důkladné kontrole klienta vyžadované AML zákonem. Veškeré tyto údaje jsou uvedeny záměrně na str. 4 tak, aby nebyly klientovi zřejmé při jeho identifikaci a kontrole. Má-li totiž advokát za to, že se jedná o podezřelý obchod, který musí ohlásit, nesmí tuto skutečnost klientovi sdělit.

V rámci kontroly můžete využít AML spis k opětovnému zjištění a zadokumentování následujícího:

- údaje o vlastnické a řídící struktuře klienta

- skutečného majitele

- aktuálnosti identifikačních údajů klienta

- kontrolu rizikových faktorů klienta, služeb, transakcí, distribučních kanálů, anebo faktory zeměpisného rizika (viz příloha 2 AML zákona)

- jiných skutečností

Je potřeba doporučit, aby povinná osoba prováděla kontrolu průběžně, opakovaně a vedla o tomto záznamy. K tomu můžete využít právě náš AML spis, dle kterého bude zřejmé, k jakému dni a kdo prováděl kontrolu klienta.

Prosím berte na vědomí, že tento návod ani AML spis Vás nikterak nezbavuje Vašich zákonných povinností, přičemž slouží pouze jako pomůcka pro ulehčení povinností dle AML zákona. Naše společnost nenese žádnou zodpovědnost za splnění povinností, které Vám ukládá AML zákon.

AML problematika jako taková je velice komplexní, neustále se vyvíjí a bohužel čím dál více zatěžuje nejenom advokáty.  

Pro více informací a seznámení se s problematikou sledovat  případné novelizace AML zákona, informace poskytované ze strany Finančního analytického úřadu (k nalezení zde), či České advokátní komory (metodika ČAK ke stažení zde).

Povinnost uchovávat informace oddělení

Naše společnost by Vám ráda rovněž připomněla, že je povinností povinné osoby zjištěné doklady a informace uchovávat po dobu 10 let od uskutečnění obchodu nebo ukončení obchodního vztahu. K zaznamenání archivačních lhůt můžete využít kolonky na str. 1..

Důležité je především to, že dokumenty a zjištěné informace musí být uchovávány odděleně od dalších informací a dokumentech zjištěných v rámci výkonu advokacie. Důrazně tedy apelujeme na vedení AML spisu separátně od standardního spisu tak, aby byly jednak splněny povinnosti dle AML zákona, ale rovněž zachována advokátní mlčenlivost dle zákona o advokacii.